Verslo valdymo sistema (ERP) arba VVS sistemos: pasiruošimas ir išsirinkimas

Photo by Pixabay on Pexels.com

Verslas – sudėtingas procesas, apimantis įvairias sritis, nuo kurių tiesiogiai priklauso įmonės sėkmė. Verslo valdymo sistemos (ERP) vis dažniau populiarėja, nes jos atstoja daugybę mažų programų ir sistemų, kurios naudojamos įmonės veikloje. VVS sistemos yra neabejotinai puiki investicija, nes sutaupo kaštų, laiko, užtikrina sklandžią komunikaciją ir puikius verslo rezultatus. Karais įmonėms VVS sistemos diegimas atrodo sudėtingas ir ilgas procesas, tačiau taip nėra, jeigu jam tinkamai pasiruošiama. Sklandus pasirengimas Verslo valdymo sistemos (ERP) diegimui sumažina nusivylimo riziką ir neatitikimą iškeltiems lūkesčiams.

Įmonės paruošimas VVS sistemos diegimui

Kaip ir visur ir visada, visų pirma reikalingas planas. Atidžiai parengtas verslo planas padės pagrįsti išlaidas ir nustatyti realius lūkesčius investicijų grąžos vertinimui. VVS sistemos projektui reikalingas labai kruopštus planavimas, nes tada sistema bus ne tik įdiegta greičiau ir pigiau, bet ir įmonė sulauks greitesnės investicijų grąžos. Būtina atsiminti, jog Verslo valdymo sistema (ERP) turi būti suderinta su verslo strategija – ji turi būti pagrindinis principas diegiant VVS sistemą. Sklandi komunikacija įmonės viduje yra svarbi kiekvieną dieną, todėl nuolat informuokite įmonės vadovus apie VVS sistemos diegimo procesą – tai ypač svarbu, kai įmonėje vyksta pokyčiai.

Kaip išsirinkti?

Renkantis Verslo valdymo sistemą (ERP), būtina daug dėmesio skirti svarbiausiems verslo procesams, kurie gali padidinti verslo efektyvumą ir sumažinti išlaidas. Aiškiai ir giliai supratus visus reikalavimus, galėsite kritiškai išsirinkti geriausią VVS sistemą. Renkantis VVS sistemos tiekėją, būtina atkreipti dėmesį, ar tiekėjas turi tik technines kompetencijas, ar ir išmano jūsų verslo specifiką ir turi patirties tokioje srityje. Geriausias tiekėjas turi turėti ne tik įrankius, bet ir patirtį ir visus resursus, galinčius užtikrinti sėkmingą ilgalaikių verslo santykių palaikymą. Žinoma, jog renkantis yra labai svarbus ir biudžetas: tiek diegimo, tiek palaikymo. Todėl tinkamai parengtas verslo planas bus pagrindas biudžeto sudarymui, o vėliau reikia atidžiai jį stebėti, kad būtų suvaldytos visos nenumatytos išlaidos ar pokyčiai.

Verslo valdymo sistemos (ERP) įdiegimas tampa iš esmės svarbiu įvykiu verslui. VVS sistemos yra pritaikomos prie įvairiausio pobūdžio verslų ir atnaujinama atsižvelgiant į besikeičiančius verslo poreikius. Įdiegus VVS sistemą, būtina nuolat vertinti, kaip sistema veikia ir ar atitinka jūsų įmonės poreikius.

Optinio teksto atpažinimo programos privalumai

Užuot rankiniu būdu perrašius tekstą, ši užduotis gali būti patikėta kompiuteriui. Tinkamos programinės įrangos dėka galima greitai „perrašyti“ ištisus puslapius. Tai įmanoma dėl simbolių atpažinimo technologijos. Kas yra optinio teksto atpažinimo programa ir kokie jos privalumai.

Optinio teksto atpažinimo programa yra technologija, leidžianti spausdintą ar ranka rašytą tekstą išgauti puslapio atvaizdo ir paversti jį į vaizdo rinkmeną

Nors ši programa turi daugybę privalumų, ji labiausiai yra vertinama už tai, kad padeda įmonėms padidinti darbo našumą ir efektyvumą. Pagrindiniai programos privalumai:

  1. Skaitytuvai yra labai tikslūs ir gali sukurti itin aukštos kokybės vaizdus, todėl dokumentai visada yra lengvai įskaitomi.
  2. Optinio teksto atpažinimo programos informacijos apdorojimas yra itin greitas, o didelis teksto kiekis yra įvedamas greitai.
  3. Popierinė medžiaga yra paverčiama interaktyviais failais, leidžiančiais vartotojams juos redaguoti, ištrinti ir lengvai  pridėti naują informaciją.
  4. Popierinė dokumento forma yra paverčiama elektronine, kurią paprasta sisteminti, tvarkyti ir siųsti elektroniniu paštu.
  5. Tai yra pigiau, lyginat su tuo, kiek tektų sumokėti nusamdytam žmogui, kuris didelę dalį teksto duomenų vestų rankiniu būdu.
  6. Programos atlikimo procesas yra greitas, tikslus, patogus, o išplėstinė versija gali braižyti lenteles, stulpelius ar netgi kurti svetaines.

Įmonės naudodamos optinio teksto skaitytuvus, ne tik padidina veiklos efektyvumą, bet ir užtikrina, kad kiekvienas klientas būtų patenkintas teikiamomis paslaugomis. Ši technologija suteikia įmonėms ir organizacijoms galimybę patobulinti klientų patirtį, nestruktūruotą ir skirtingą turinį paverčiant lengvai prieinamu. Taip pat skaitmenine forma saugomą informaciją, lengva pasiekti, todėl tai pagerina bendrą klientų patirtį, nes prieiga prie skaitmeninio failo yra daug greitesnė nei bandymas surasti vieną popietinį dokumentą, kitų nesusijusių dokumentų krūvoje. Daugiau apie optinio teksto atpažinimo programas: https://www.distributor.lt/biuro-programos/abbyy-finereader-programa/categories.aspx?CatID=3697

Siuntų siuntimo platforma per API

Šiuolaikinės technologijos padeda optimizuoti daugybę procesų įvairiausiose verslo veiklose. Logistika yra neabejotinai viena labiausiai nuo technologijų priklausanti sritis, kur rezultatą gali pakeisti ne vien vidinių procedūrų sutvarkymas bet ir santykiai ir bendradarbiavimo galimybės su partneriais. Nuožmi konkurencija ir siekimas tapti dar patrauklesniais verčia siuntų tarnybas ieškoti sprendimų, kurie maksimaliai palengvintų darbą tiek jiems patiems tiek ir jų klientams.

Aplikacijų programavimo sąsaja (angl. Application Programming Interface) arba API yra vienas iš įrodymų, kaip dalinimasis tam tikrais technologiniais sprendimais gali tapti tramplinu į visai kitą verslo lygį. Trumpai tariant tai yra sąsaja, kuri suteikia naudotojams galimybę naudotis tam tikros kompiuterinės sistemos arba programos privalumais. Vienas tokių sąsajų pavyzdžių yra galimybė naudotis Siusk Pigiau platforma savo svetainėje. Toks sprendimas leidžia gerokai sutrumpinti ir palengvinti užsakymų patekimą. API pagalba prekybinės kompanijos, gali nemokamai matyti visus kurjerių pasiūlymus ir netgi suteikti klientams galimybę pasirinkti ir užsakyti siuntų pristatymus patiems.

Šiuolaikiniam verslui toks būdas leidžia sutaupyti daug svarbaus laiko. Dabar vietoje duomenų surinkimo ir vėliau jų persiuntimo arba pateikimo siuntų kompanijoms, pakanka tik atspausdinti atitinkamus siuntų dokumentus ir laukti atvykstančio kurjerio. Toks užsakymų pateikimo būdas minimizuoja ir klaidų tikimybę, nes mažėja rankomis suvedinėjamos informacijos, o ir daugelis siuntų tarnybų naudoja savo sistemose adresų patikrinimo funkcijas, taip sumažinant tikimybę, kad siunta nepasieks adresato dėl klaidos pašto kode ar gatvės pavadinime. Įmonėms nebereikia rūpintis ir duomenų atnaujinimu, nes tai vyksta automatiškai, kurjeriui atlikus tam tikrus pokyčius iš savo pusės. Visi šie pranašumai, kuriuos suteikia siuntų tarnybų sistemų pajungimas per API leidžia gerokai efektyviau išnaudoti vidinius įmonės resursu ir gerokai patobulinti klientų aptarnavimą.

Dirbantiems IT srityje naudinga pasidomėti verslo valdymo sistemomis

it

Nemažai naujų informacinių technologijų srityje dirbančių įmonių bankrutuoja dar pirmaisiais metais. Taip yra dėl to, kad parinkta strategija nėra tinkama. Naudojant specialias verslo valdymo sistemas, galima sumažinti veiklos sąnaudas ir tuo pačiu išlaidas. Tam tikros sistemos dabar leidžia išvengti analitinio darbo, nes vis dėlto – automatizuotos sistemos visus darbus padaro už jus. Ekspertai pabrėžia, kad IT srityje dirbančioms įmonėms reikėtų nuodugniau stebėti savo veiklą naudojant specialią programinę įrangą.

Jeigu jūsų įmonė teikia ar dar tik ruošiasi teikti paslaugas, susijusias su interneto svetainėmis, tuomet minėtomis sistemomis plačiau pasidomėti reikėtų ir jums. Ką tokios sistemos duoda verslui?

Pirmiausia, reikia išskirti pagrindinę priežastį, kodėl versle naudojamos šios sistemos. Tai yra būtent duomenų analizavimas. Šios sistemos atlieka automatizuotą duomenų analizę, o tai reiškia, kad duomenys surenkami ir apdorojami taip, jog juos būtų lengva suprasti kiekvienam žmogui. Tai padeda išvengti išlaidų samdant duomenų analizės specialistus ar kitus darbuotojus. Įmonės valdymo sprendimai gali būti priimami daug lengviau nei manote.

Verslo valdymo sistemos naudojamos jau gana ilgą laiką ir jos turi daug kitų funkcijų. Kai kurios sistemos renka duomenis pagal tai, kaip dirba darbuotojai. Aiškiau kalbant, sistema gali būti įdiegta visuose jūsų įmonės kompiuteriuose. Ji gali rinktis duomenis apie tai, kaip dirba jūsų darbuotojai. Tai naudingas sprendimas norint, kad darbai būtų atliekami negaištant daug laiko. Geriausia tai, kad tokių sistemų pasirinkimas yra labai didelis. Kaina priklauso nuo norimo funkcionalumo.

Pabrėžiama, kad įmonė, kurios nenaudoja verslo valdymo sistemų, dažniausiai patiria didesnes išlaidas, nes tenka samdyti atskirus specialistus, kurie analizuoja veiklos ypatumus ir t.t. Tokios sistemos naudingos ir dėl to, kad jos padeda sekti darbuotojų rezultatus, padeda lengviau planuoti veiklą ir atlikti kitas funkcijas.

Verslo valdymo sistemas IT sektoriuje dirbančioms įmonėms reikėtų rinktis pagal kelis kriterijus. Bene svarbiausias – funkcionalumas ir patikimumas. Taip pat reikėtų priminti ir tai, kad įmonės, kurios naudoja tokias sistemas, turėtų būti atsargios ir nerinkti tokių duomenų, kurios tiesiogiai paliestų darbuotojų privatumą. Norint, kad viskas būtų legalu, patartina konsultuotis ir su verslo valdymo sistemas siūlančiomis įmonėmis.