Jei dirbi pagal individualios veiklos pažymą – mokesčių tema neaplenkia. Ir viskas lyg ir aišku – kol nepradedi gilintis į sąnaudas. O tada prasideda: ką galima nurašyti? Kaip tai padaryti teisingai? O svarbiausia – kodėl vis dar permoku mokesčius, nors vos išgyvenu iš sąskaitų?

Trumpas atsakymas: tikėtina, kad neregistruoji visų galimų sąnaudų. O tai reiškia, kad valstybei palieki daugiau nei reikia. Ir ne, tai ne sąžiningumas. Tai tiesiog prastas planavimas.

„Sąnaudos – tai tavo verslo teisė. Bet tik tu gali ja pasinaudoti,“ – sako saskaita123 įkūrėjas Darius Šoparas. „Daug specialistų vis dar nežino, ką galima traukti į sąnaudas, todėl renkasi fiksuotą 30 % atskaitymą. Patogu, bet dažnai – nenaudinga.“

Sąnaudos – nėra juoda magija

Jos labai aiškiai apibrėžtos: bet kokios išlaidos, kurios būtinos tavo veiklai vykdyti, gali būti traukiamos į sąnaudas. Tik tiek – ir jokios mistikos. Tik va, bėda ta, kad freelancerių veiklos dažnai atrodo „netipiškos“, todėl daug išlaidų lieka neužfiksuotos. Nes atrodo „maža“, „neaišku“, „gal VMI suabejos“. Bet jei be tų išlaidų negalėtum dirbti – jos tavo veiklos dalis.

Pavyzdžiui:

• Kompiuteris ar telefonas.
• Interneto sąskaitos.
• Programinės įrangos prenumeratos (pvz. „Canva“, „Adobe“, „Notion“).
• Transporto išlaidos susitikimams ar renginiams.
• Mokymai, konferencijos, e-kursai.
• Įrankiai, kuriais realiai dirbi.
• Net kavos aparatas – jei priimi klientus gyvai.

„Dažnai smulkios, bet nuolat kartojamos išlaidos sudaro didžiausią sąnaudų dalį,“ – pasakoja Darius.
„Vien „Dropbox“, „ChatGPT“, „Mailerlite“ ir panašios prenumeratos – po kelis eurus kas mėnesį. Bet per metus – šimtai, kuriuos galima nurašyti nuo mokesčių.“

Realių sąnaudų būdas vs. fiksuotas 30 % – kuris tau?

Yra du pasirinkimai:

1. 30 % fiksuotas sąnaudų atskaitymas – paprasta, jokių galvos skausmų. Bet naudinga tik tada, kai neturi daug išlaidų.
2. Realių sąnaudų būdas – reikia fiksuoti kiekvieną išlaidą, bet mokesčiai skaičiuojami nuo likučio. Ir čia galima sutaupyti ženkliai daugiau.

Pasirinkimas priklauso nuo tavo verslo modelio. Bet jei turi nemažai įrankių, prenumeratų, važinėji, perki techniką – realios sąnaudos beveik visada apsimoka labiau. Tik yra viena sąlyga – turi viską sekti. O tam reikia sistemos.

Kur viskas subyra? Aišku – kai „neturi kada fiksuoti“

Jei vis dar kaupi kvitus stalčiuje, o „reikalingas išlaidas“ laikai galvoje – deklaravimo laikotarpiu tavęs laukia žiauriai nemaloni savaitė.

„Freelanceriams nereikia buhalterės, jiems reikia įrankio, kur sąnaudas gali įvesti tą pačią akimirką, kai jas patiri. Tik tada jos nenugrimzta į užmarštį,“ – aiškina Darius. „Todėl saskaita123 sukurtas taip, kad išlaidas fiksuotum iškart. Per minutę. O metų gale – viskas jau tavo ataskaitoje.“

Be to, su tokia sistema gali iškart matyti, kiek išleidai, kam išleidai, kiek liko pelno, kokie mokesčiai laukia. Ne spekuliacija, o konkretūs skaičiai.

Sąnaudų sekimas = daugiau pinigų sau

Paprasta matematika: jei per metus sukaupi 5000 € išlaidų ir jų neužfiksuoji, tu mokėsi GPM’ą nuo visos sumos. Bet jei jas įtrauksi į sąnaudas – mokėsi nuo likučio. Skirtumas gali būti šimtai eurų. Kartais net tūkstančiai. Ir tai nėra buhalterinė alchemija. Tai tavo, kaip dirbančio pagal individualią veiklą, teisė. Tik, kaip pastebi Darius, „teisės nepakanka – ją reikia aktyvuoti per veiksmą.“

Ne tada, kai deklaracijos terminas rytoj. Ne tada, kai VMI prašo paaiškinimo. Ne tada, kai jau pavėlavai. O dabar – kai išlaidos dar šviežios, o sistema – tavo kišenėje.  saskaita123.lt – tai vieta, kur sąnaudos ne pasimeta, o tau sutaupo. Išbandyk paprastai.

P.S. Jei šiemet vėl rinksiesi 30 % tik todėl, kad „patogiau“ – įsirašyk kalendoriuje priminimą: „Kitais metais būsiu protingesnis“. O geriau – pradėk jau šiandien.

Efektyvumas yra kiekvienos sėkmingos įmonės pagrindas, o tai reiškia, kad dokumentų tvarkymas neturėtų stabdyti darbo procesų. Dokumentų valdymo sistemos (DVS) šiuo metu yra nepakeičiamas sprendimas, leidžiantis ne tik optimizuoti procesus, bet ir užtikrinti jų sklandumą. Skirtingos pramonės šakos turi unikalius reikalavimus, tačiau modernios sistemos gali būti lanksčiai pritaikomos prie specifinių poreikių, nesvarbu, ar tai būtų finansų, sveikatos apsaugos, ar logistikos sektorius.

Kaip finansų sektorius išnaudoja DVS potencialą

Finansų sektoriuje tikslumas ir saugumas yra būtini kiekviename žingsnyje. Bankai, draudimo bendrovės ir investicijų valdymo įmonės naudoja dokumentų valdymo sistemas tam, kad užtikrintų skaidrumą ir atitiktį griežtiems reguliavimo standartams. Šiose įmonėse kasdien tvarkomi milžiniški informacijos kiekiai, todėl sistemos leidžia automatizuoti pagrindines užduotis, tokias kaip sutarčių generavimas ar duomenų tikrinimas. Pavyzdžiui, DVS suteikia galimybę dokumentus automatiškai suskirstyti pagal svarbą ar tipą: 1) finansinės ataskaitos, 2) klientų sutartys, 3) mokėjimų įrašai. Tai ne tik taupo laiką, bet ir užtikrina, kad informacija būtų lengvai randama ir pasiekiama. Svarbiausia, kad visa informacija yra apsaugota, nes sistemos leidžia riboti prieigą tik tam tikriems darbuotojams.

Sveikatos apsaugos sektorius ir pacientų duomenų valdymas

Sveikatos priežiūros srityje dokumentų valdymas yra viena svarbiausių sėkmingos veiklos dalių. Elektroniniai medicininiai įrašai, ligos istorijos ir tyrimų rezultatai turi būti laikomi ne tik prieinamu, bet ir saugiu būdu. DVS šiam sektoriui suteikia galimybę centralizuotai tvarkyti visą informaciją, užtikrinant, kad duomenys būtų prieinami tik gydytojams ar administracijai. Be to, šios sistemos lengvai integruojamos su kitomis medicininėmis platformomis, todėl gydytojai gali greitai peržiūrėti paciento istoriją ar tyrimų rezultatus, nesugaišdami laiko ieškodami duomenų skirtingose vietose. Tai pagerina ne tik darbo efektyvumą, bet ir paciento patirtį, nes gydytojai gali sutelkti daugiau dėmesio į pačią gydymo kokybę.

Kaip DVS palengvina logistikos valdymą

Logistikos pramonėje greitis yra pagrindinis prioritetas. Prekių judėjimas per tiekimo grandinę, muitinės dokumentų tvarkymas ir sutarčių derinimas reikalauja ypatingo tikslumo ir koordinacijos. Štai kodėl šioje srityje dokumentų valdymo sistemos tampa itin svarbios. Jos leidžia automatizuoti tokius procesus kaip transportavimo dokumentų generavimas ar krovinio stebėjimo ataskaitos kūrimas. Be to, DVS suteikia galimybę realiuoju laiku sekti dokumentų statusą, todėl vadybininkai ir klientai gali matyti, kuriame proceso etape yra jų krovinys. Tai pagerina ne tik klientų aptarnavimą, bet ir sumažina klaidų, kurios galėtų brangiai kainuoti, tikimybę.

Švietimo sektoriaus tvarkos pagrindas

Švietimo įstaigoms dažnai tenka tvarkyti daugybę dokumentų – nuo studentų bylų iki akademinių planų ir vertinimų. Dokumentų valdymo sistemos leidžia organizuoti šiuos procesus paprastai ir efektyviai. Šios sistemos suteikia galimybę administracijai greitai pasiekti reikiamą informaciją, o dėstytojams dalintis mokymo medžiaga su studentais. Be to, švietimo sektoriuje labai svarbu turėti aiškų dokumentų archyvą, kadangi akademiniai duomenys turi būti saugomi daugelį metų. DVS leidžia ne tik organizuoti šiuos dokumentus, bet ir užtikrina, kad jie būtų pasiekiami per kelias sekundes, kai jų reikia.

Universali dokumentų valdymo svarba

Dokumentų valdymas nėra tik standartinis procesų optimizavimo įrankis – tai strateginis sprendimas, kuris prisideda prie kiekvienos pramonės šakos veiklos efektyvumo. Nesvarbu, ar kalbame apie finansų sektoriaus poreikį užtikrinti saugumą, ar logistikos poreikį operatyviai tvarkyti dokumentus, DVS leidžia lengvai prisitaikyti prie unikalių iššūkių. Šios sistemos tampa nepakeičiamomis tiek didelėse, tiek mažose organizacijose, nes padeda spręsti tiek specifinius, tiek universalius verslo poreikius.